Administrasjonsfunksjoner og prosesser



den administrativ ledelse Det er settet av skjemaer, handlinger og mekanismer som tillater å bruke menneskelige, materielle og økonomiske ressurser til et selskap for å nå det foreslåtte målet. Den er basert på fire grunnleggende prinsipper; bestillingen er den første, da hver arbeidstaker må okkupere den posisjonen han er kvalifisert for.

Manglende rekkefølge fører til mindre effektivt arbeid og misbruk av ressurser. Det andre prinsippet er disiplin; innen administrasjon er disiplin et viktig aspekt, siden reglene og reglene må overholdes og respekteres av alle.

Det tredje prinsippet er kommandoenheten. Arbeidsgiveren må vite hvem han rapporterer sitt arbeid og fra hvem han vil motta ordre, for å unngå feilmeldinger som skader arbeidskvaliteten. Endelig er det avgjørende å motivere å oppmuntre og verdsette initiativet i staben. Dette vil ha en positiv effekt på arbeidsmiljøet og oppnåelsen av mål.

Forvaltningen er avgjørende for organisasjonen, da den danner grunnlaget for konsernets oppgaver, og skal danne et nettverk orientert for å møte forretningsmålene.

index

  • 1 Funksjoner
    • 1.1 Realisering av ledelsesprosesser
    • 1.2 Ansettelse av personell
    • 1.3 Beskyttelse av eiendeler
    • 1.4 PR
    • 1.5 Opprett arbeidssekvenser
    • 1.6 Innkjøp av anleggsmidler
    • 1.7 Design og kontroll av skjemaer
    • 1.8 Innkjøp av papirvarer og kontorrekvisita
  • 2 Administrative styringsprosesser
    • 2.1 Planlegging
    • 2.2 Organisasjon
    • 2.3 Retning eller utførelse
    • 2.4 Kontroll
  • 3 referanser

funksjoner

Realisering av styringsprosesser

Behandlingsprosessene må utføres på riktig måte slik at effektiviteten i hver enkelt av de administrative funksjonene utføres.

Disse skal omfatte planlegging, organisering, retning og kontroll, alt basert på oppfyllelsen av målene.

Ansettelse av personell

Det refererer til valg, opplæring, plassering og godtgjørelse til personell. Oppnåelsen av målene i organisasjonen er avhengig av å kunne stole på det aktuelle personellet, hvorfor interessen til å dekke de ansattes behov må opprettholdes og samtidig være lojal mot organisasjonen..

Beskytte eiendeler

Aktiviteten til en organisasjon må beskyttes mot misbruk, tap eller skade forårsaket av tyveri, brann eller andre midler.

Derfor er det nødvendig å opprettholde en tilstrekkelig rekord for hver type eiendel, holde personalet ansvarlig for korrekt bruk og sikring.

PR

En av de viktigste funksjonene i den administrative ledelsen er etablering og vedlikehold av ulike kommunikasjonslinjer mellom organisasjonen og dens nærstående (kunder, aksjonærer, ansatte, leverandører, forbrukere)..

Etablere arbeidsekvenser

For en stabil ytelse og uten forstyrrelser av det administrative arbeidet, må systemer og prosedyrer for definerte rutiner utvikles. Dette er motivert av den gjensidige karakteren og sammenhengen mellom de enkelte oppgavene.

Innkjøp av anleggsmidler

I hver avdeling er det behov for tilstrekkelige anleggsmidler for å ha en effektiv og økonomisk ytelse av arbeidet som utføres der. Derfor må en standardprosedyre følges ved valg og kjøp av hver type fast eiendom som kreves.

Et viktig aspekt er å utføre en gjenkjenning og vurdering av det virkelige behovet for eiendelen, og unngår unødvendige utgifter som påvirker selskapets økonomi.

Design og kontroll av skjemaer

Gitt at administrasjonsarbeidet har spesielle egenskaper, må de brukte skjemaene utformes for å gi den nødvendige informasjonen på en hensiktsmessig måte.

Det er administrasjonens plikt å utforme disse skjemaene og forsøke å standardisere bruken av dem, for å redusere kostnadene.

Kjøpe brevpapir og kontorrekvisita

Disse artiklene må dekke brukerens behov, siden de vil påvirke systematisk og rask gjennomføring av arbeidet som er gjort.

Derfor er det viktig å sikre standardisering, valg og kjøp av disse inngangene, samt distribusjon til andre avdelinger, når det er nødvendig

Administrative styringsprosesser

planlegging

Planlegging er hjørnesteinen i denne prosessen, siden dette vil føre til at etterfølgende tiltak følger. For å utføre en effektiv prosess er det nødvendig å vurdere følgende:

- Har klare mål.

- Undersøk miljøet der arbeidet skal utføres.

- Identifiser og tilordne oppgaver som vil bidra til å nå målene.

- Lag en omfattende plan for prestasjoner, fremhever de kreative elementene som bidrar til å utføre arbeidet effektivt.

- Bestem de retningslinjer, metoder og prosedyrer som kreves for å utføre arbeidet.

- Opprett advarselssystemer som gjør det mulig å forutse handlinger i møte med fremtidige problemer.

- Oppdatere planene kontinuerlig, vurderer resultatene av kontrollene som utøves på dem.

organisasjonen

For å oppnå suksess må alle menneskelige, økonomiske og materielle ressurser som er relatert til arbeidet som skal gjennomføres samordnes.

Dette innebærer etablering av et sett med regler og oppgaver av oppgaver som må følges nøye av de involverte. Noen av disse aktivitetene er:

- Del arbeidet med tanke på driftsenhetene.

- Gruppere oppgaver ved jobb.

- Struktur driftsenhetene med kriterier for håndterbarhet og tilhørighet av arbeidet.

- Velg personell som har de ferdighetene som kreves for en bestemt jobb.

- Opprett justeringer i aktivitetene som utføres, basert på hva kontrollresultatene fra det samme showet.

Retning eller utførelse

For å overholde de planlagte og organiserte strategiene er det nødvendig å ta de tiltakene som initierer dem og gi dem kontinuitet.

Blant disse tiltakene er å lede aktiviteten og fremme utviklingen av medarbeiderne i arbeidskraft og personlig, slik at denne motivasjonen blir oversatt til effektiv oppnåelse av målet. Disse strategiene kan være:

- Guide og oppmuntre gruppen til å nå målet.

- Etablere direkte, åpen og gjennomsiktig kommunikasjon med hver enkelt av de involverte, direkte eller indirekte, på jobb.

- Utvikle potensialet til hvert medlem.

- Opprett incitamenter for ansatte som skiller seg ut i visse forhåndsdefinerte kriterier, som for eksempel kreativitet, ferdigshastighet, blant annet.

- Opprett mekanismer for konstant evaluering av gjennomføringsprosessen, for å rette opp tiltak dersom det er nødvendig.

kontroll

Det er viktig å implementere strategier for å verifisere at det som er planlagt, organisert og utført, går tilfredsstillende og effektivt mot å nå målet.

Dette vil tillate beslutninger om å erstatte aktiviteter eller omdirigere prosessen, noe som gjør det mulig å optimalisere det. Disse kan være noen av handlingene som skal følges:

- Opprett sammenligninger av resultatene med selskapets generelle planer.

- Vurder produktet av arbeidet, basert på ytelsesstandardene til det samme.

- Publiser hvilke midler som skal brukes i målingene.

- Kommuniser forslagene til ansvarlig personell, for å rette opp de nødvendige tiltakene.

referanser

  1. Money Matters (2018). Administrasjonsfunksjoner av moderne kontor. Kontolæring Hentet fra: accountlearning.com.
  2. Min MBA Guide (2018). Administrasjons- eller ledelsesfunksjoner av et kontor. Hentet fra: mymbaguide.com.
  3. Managers-Net (2018). Administrativ ledelse Tatt fra: managers-net.com.
  4. ABCM (2018). Lær viktigheten av administrativ ledelse til virksomheten. Hentet fra: myabcm.com.
  5. Van Vliet (2011). Fem funksjoner av ledelse (Fayol). Toolshero. Hentet fra: toolshero.com.