Dele:
Administrerende sekretærprofil, nødvendige ferdigheter og funksjoner
den utøvende sekretær er en jobb eller et yrke som tjener til å gi maksimal støtte til høytstående ansatte i et selskap eller en organisasjon. Det vil være hvem som skal organisere og vedlikeholde ledelsens plan og hjelpe dem med å utføre et bredt spekter av administrative oppgaver.
Målet er å bidra til virksomhetenes samlede effektivitet, ved å sørge for at alle administrative oppgaver som tildeles det, utføres på en rettidig og effektiv måte. En sekretær er den personen som gir administrativ støtte. De kan utføre oppgaver som å skrive og arkivere, svare på telefonen og sende meldinger.
På den annen side gjør administrerende sekretær eller administrativ assistent også noen av disse aktivitetene, sammen med kontorkoordinering, produktforskning, samhandling med leverandører, bestilling av produkter og opprettelse av en database.
Normalt mottar eksekutivsekretær høyere lønn enn sekretærer, fordi de utfører høytidsfunksjoner og akselererer kontorproduktivitet.
index
- 1 Nødvendig profil
- 2 Nødvendige ferdigheter
- 3 funksjoner
- 3.1 Ansvar
- 4 referanser
Påkrevd profil
- Bachelorgrad i bedriftsøkonomi eller relaterte felt.
- Bevist erfaring som en executive sekretær eller en lignende administrativ rolle.
- Må være kompetent i styringen av Microsoft Office på en integrert måte, og i programvaren "back-office", for eksempel ERP-systemer.
- Dyp kunnskap om administrasjon av grunnleggende regnskapskontorer og prosedyrer, samt det relevante tekniske ordforrådet som håndteres i bransjen.
- Kjennskap til grunnleggende forskningsmetoder og rapporteringsteknikker.
- Utmerkede organisasjons- og tidsstyringsevner.
- Utestående kommunikasjons- og forhandlingsferdigheter.
- Integritet og konfidensialitet.
De utøvende sekretærene må være hurtige fagfolk med stor evne til tidsstyring og multitasking. Det er med sin flid og kompetanse i sitt arbeid at ledere kan fokusere på sitt ledelsesansvar uten å bekymre seg for andre oppgaver.
Mange ledere stoler sterkt på deres administrerende sekretær for å koordinere daglige oppgaver og holde dem på dagsordenen. De krever mye takt og selvsikkerhet som foresatte av lederens tid.
Nødvendige ferdigheter
Administrerende sekretærer må være effektive i grunnleggende ferdigheter som skriving, grammatikk, stavemåte og tegnsetting, og har erfaring med bruk av kontorutstyr og vanlige programapplikasjoner, for eksempel tekstbehandling, regneark og grafikk.
På samme måte må de ha gode ferdigheter for å klare tid og kapasitet til effektivt å håndtere ulike ansvarsområder.
På den annen side trenger en utøvende sekretær også andre kvaliteter, som god vurdering, diplomati, skjønn og evne til å løse problemer autonomt.
De trenger sterke kommunikasjonsevner for å kommunisere med publikum, skrive rapporter og gjennomgå publikasjoner.
Lytt aktivt
Må vite at du skal ha full oppmerksomhet til hva andre sier, ta deg tid til å forstå poengene som blir gjort, stille spørsmål som passende og ikke forstyrre på uhensiktsmessige tider.
Lese forståelse
Fullstendig forståelse av setninger og skriftlige avsnitt i dokumenter relatert til arbeid.
Tidshåndtering
Vet hvordan du effektivt kan styre både din egen tid og andre.
Å vite hvordan man skal snakke
Snakk tydelig med andre mennesker for å kunne formidle informasjon effektivt.
skriving
Ha en effektiv kommunikasjon skriftlig, i henhold til det som passer best for publikumets behov.
Kritisk tenkning
Bruk av logikk og resonnement til å identifisere styrker og svakheter ved alternative løsninger, konklusjoner eller tilnærminger til problemer som oppstår.
Proaktiv læring
Forstå konsekvensene av ny informasjon for å løse problemer og gjøre nåværende og fremtidige beslutninger.
koordinering
Tilpasning av tiltak i forhold til andres handlinger.
gjennomgang
Gjennomgå og evaluere ytelsen til seg selv, andre mennesker eller organisasjoner, for å gjøre forbedringer eller ta korrigerende tiltak.
funksjoner
En utøvende sekretær kan være ansvarlig for små penger og regnskap, men kan også styre et budsjett. Du kan publisere artikler på et nettsted, selv om du også kan designe og administrere nettstedet.
Du kan utføre dataoppføringen i et regneark som du har designet og brukt for rapporteringsfunksjonene.
En utøvende sekretær kan føre tilsyn med administrativ stab. Han rapporterer ofte direkte til konsernsjefen, og kan støtte en eller flere ledende ansatte.
ansvar
Oppmerksomhet til ledere
- Behold ledelsens agenda og hjelp i planleggingen av avtaler, styremøter, konferanser etc..
- Delta på møter for å få møte minutter og minutter, og kompilere, transkribere og distribuere dem.
- Gjør alle reisearrangementene til ledelsen: Passasjekjøp, hotellreservasjon, levering av reiseutgifter, ledelse og gjennomgang av relevant dokumentasjon, etc..
- Gjennomfør de pålagte undersøkelsene, samle inn data og utarbeide dokumenter eller rapporter for vurdering og presentasjon av ledere, komiteer og styre, som tildelt.
- Håndter konfidensielle dokumenter, slik at de forblir trygge og sikre.
Intern og ekstern samhandling
- Motta og filtrere telefonsamtaler, omdirigere dem til riktig person når det er praktisk.
- Administrer, prioritere og distribuere all innkommende eller utgående korrespondanse (e-post, brev, fakser, pakker, etc.), lese og analysere innkommende memoranda, presentasjoner og rapporter for å bestemme deres betydning og planlegge distribusjonen.
- Forbered svar på korrespondanse som inneholder rutinemessige spørsmål.
- Overvåk bruken av kontorrekvisita og forhandle vilkår med leverandører for å sikre at ordrer er mer lønnsomme.
- Møt med enkeltpersoner, spesielle interessegrupper og andre på vegne av ledere, komiteer og styre.
- Velkommen besøkende og avgjøre om de skal få tilgang til bestemte bestemte personer.
Administrativ støtte
- Hold arkiverte elektroniske og papirarkiver, slik at informasjonen er organisert og lett tilgjengelig for rask gjenfinning.
- Klargjør fakturaer, rapporter, brev, regnskap og andre dokumenter ved hjelp av tekstbehandlingsprogramvaren, regneark, databaser og / eller presentasjoner, som også gir tilsvarende assistanse i regnskap.
- Utfør generelle kontoroppgaver, for eksempel å opprettholde administrasjonssystemer og utføre grunnleggende regnskapsoppgaver.
- Koordinere og direkte kontortjenester, for eksempel registre og budsjett forberedelse, for å hjelpe ledere.
- Etablere og føre tilsyn med administrative retningslinjer og prosedyrer, både for ansatte på kontorer, samt for organisasjonen.
- Gå gjennom operasjonsrutiner og prosedyrer for å finne ut om forbedringer kan gjøres i områder som arbeidsflyt, rapporteringsprosedyrer eller utgifter.
- Overvåke og trene annet administrativt personell.
referanser
- Brukbar (2018). Hovedansvarlig stillingbeskrivelse. Tatt fra: resources.workable.com.
- Beth Greenwood (2018). Forskjellen mellom en sekretær og en sekretær. Arbeid - Chron. Tatt fra: work.chron.com.
- Karriereplanlegger (2018). Sekretær og administrativ assistent. Tatt fra: job-descriptions.careerplanner.com.
- Hrvillage (2018). Utøvende sekretær Jobbbeskrivelse. Tatt fra: hrvillage.com.
- BSR (2018). Sekretærsansvar. Hentet fra: bestsampleresume.com