Hva er dokumentets livscyklus?

den livssyklus av dokumenter består av en rekke trinn som en fil overfører gjennom hele brukbarheten. Disse faser, som spenner fra opprettelsen av et dokument, gjennom alle bruksområder og modifikasjoner, til tiden for å bli ødelagt eller permanent arkivert.

Begrepet livsyklus av dokumenter ble opprettet i USA etter andre verdenskrig. Dette skyldtes behovet for å finne en passende måte å håndtere et stort antall filer som hadde akkumulert.

Hver disiplin adresserer livscyklusen til dokumentene på en annen måte, med tanke på deres tilnærming og arten av filen.

For eksempel kan livssyklusen til et juridisk dokument ha forskjellige stadier enn et akademisk dokument.

I hvert tilfelle bør hensynet til hvor lenge et dokument skal holdes, hvordan det skal lagres eller hva det skal brukes riktig, variere. Tilsvarende er det også forskjellige tilnærminger til stadiene i livssyklusen din.

For eksempel kan det være dokumenter uten verdi for et selskap eller for en statlig enhet på grunn av sin alder. Imidlertid kan disse samme arkivene ha en høy historisk verdi for et museum.

En annen grunnleggende forskjell er det mellom analoge og digitale dokumenter. Selv om viktigheten ligger i innholdet i dokumentene, betyr eksistensen av digitale filer spesielle forhold i deres håndtering og i stadier av deres livssyklus.

De tre årene av dokumenter

I 1972 foreslo historikeren Carlos Wyffels teorien om de tre årene. I følge dette er dokumenter objekter som har en viktig prosess som deres bruk blir forvandlet til.

Generelt brukes dokumentene intensivt umiddelbart etter opprettelsen og for en viss tidsperiode.

Men over tid er denne bruken redusert til øyeblikket den stopper helt, enten fordi de er arkivert eller ødelagt.

Ifølge Wyffels, denne syklusen gjennom hvilken alle dokumenter passerer er delt inn i tre alder: den administrative eller aktive alderen, mellom- eller halvaktiv alder, og den inaktive eller historiske alderen..

Den administrative eller aktive alderen

Det refererer til den aktive perioden i et dokument. Den begynner på det tidspunktet den ble opprettet, og går gjennom ulike stadier der det blir konsultert, overført og delt på hyppig basis.

For eksempel begynner administrasjonsalderen for en offentlig tjeneste billett når den genereres. Deretter fortsetter den å bevege seg i en begrenset periode: mens en mailman leverer den eller sender den via e-post, når den blir konsultert og når den er betalt.

Mellom-eller halvaktiv alder

Det er den perioden hvor dokumentet har mistet verktøyet som det ble opprettet for. Derfor har den ikke så aktiv en bruk som i administrasjonsalderen. Det er imidlertid bevart og kan konsulteres sjelden.

For eksempel begynner mellommens alder på en servicekort når den etter innsending er arkivert i en mappe. Det er meget sannsynlig at det aldri vil bli hørt igjen, men det gjenstår arkivert i tilfelle noen bekymring.

Dokumentets semi-aktive levetid kan variere i henhold til type dokument og i henhold til konteksten. Et juridisk dokument, for eksempel, kan ha et mer aktivt liv enn en offentlig tjeneste billett.

Den inaktive alderen eller den historiske alderen

Det refererer til den endelige perioden av filene. Men ikke alle filene har samme destinasjon. Avhengig av deres natur kan de omdannes til historiske eller ødelagte.

Historiske arkiver er de som har en kulturell eller forskningsverdi. Derfor, i dette stadiet, er bevaringsmetoder søkt å bevare dem så fullstendig som mulig..

Stadier av livssyklusen av dokumenter

Teorien om de tre årene etablerer på en generell måte de grunnleggende faser gjennom hvilke alle dokumentene går gjennom.

Det er imidlertid også andre mer spesifikke stadier som definerer brukbarheten og manipuleringen av dokumenter.

Fasene som et dokument passerer av, er avhengig av verdien, bruken og konteksten. I følge disse egenskapene bestemmes det hvilke faser det skal krysse og hvilke tekniske og administrative disposisjoner for hver av dem.

Dette er noen av de viktigste stadiene som et dokument passerer i løpet av brukstid:

1-Creation: består av opprettelsen av dokumentet, enten i trykt eller digitalt format.

2-Storage: I henhold til formatet der dokumentet ble opprettet, lagres det fysisk eller digitalt. I noen tilfeller blir digitaliseringsstadiet også vurdert når det er en del av prosessen.

3-Kategorisering: refererer til organisering, klassifisering eller indeksering av dokumenter i henhold til parametrene fastsatt i hver kontekst.

4-Transfer: Det refererer til sending og / eller levering av et dokument i henhold til dets egenskaper. I virkeligheten kan dette referere til levering via fysisk post eller til en e-postlevering som det måtte være tilfelle..

5-Distribusjon: dette stadiet refererer til dokumenter som er av offentlig bruk eller trenger, og derfor må de bli avslørt til en bestemt gruppe mennesker etter at de er opprettet.

6-Samarbeid: For tiden kan filene ordnes for bruk og delt redigering. Denne scenen er av nyere utseende og anses utelukkende for digitale dokumenter.

7-spørring: refererer til det stadiet der dokumentene er arrangert med det formål at de kan konsulteres. Under denne prosessen er sikkerhets- og / eller tilgjengelighetsbestemmelser svært viktige, avhengig av det offentlige som forventes å få tilgang til informasjonen.

8-arkivering eller ødeleggelse: Dette er det siste stadiet i livssyklusen til alle dokumenter. Det tilsvarer det øyeblikket det er bestemt om det har nok historisk verdi å bli bevart eller tvert imot, er den ødelagt.

hjelp

1. Darmouth College. (S.F.). Dokumentlivssyklusen: Definisjoner, støttende teknologier og applikasjoner. Hentet fra: dartmouth.edu
2. González, L. (2015). Dokumentets livssyklus: Teori av 3 årene. Hentet fra: bibliopos.es
3. Larrivee, B. (2013). Hva er en elektronisk dokumentstyrings livssyklus? Hentet fra: documentmedia.com
4. Rouse, M. (S.F.). Dokumentets levetid. Hentet fra: whatis.techtarget.com
5. Yebra, M. (2016). Livssyklus av dokumenter - Det spanske arkivsystemet. Gjenopprettet fra: normadat.es.