Dele:
De seks delene av en stor e-post
Delene av en primær e-post er emnet, mottaker, kropp, vedlegg, CC eller CCO og signatur.
E-post (e-post) er en elektronisk messaging-utvekslingstjeneste som tilbys av ulike nettverksleverandører som Google og Microsoft.
E-post er mye brukt over hele verden, det spiller ingen rolle at kommunikasjonen har blitt gjort raskere med chattene.
Årsaken er enkel, e-post er ikke bare brukt til å sende skriftlige meldinger, det er en plattform som lar deg sende vedlegg av alle slag til alle deler av verden.
E-post er også viktig fordi det er nødvendig å bruke mange tjenester fra andre nettsteder som sosiale nettverk og banktjenester. Det er første skritt for en bruker å kunne bruke flere tjenester som tilbys i nettverket.
I lang tid har det blitt påvist at mennesket er et sosialt vesen. Alle mennesker trenger samhandling for å forbli psykologisk sunn, derfor har kommunikasjonsteknologien vært en av de mest avanserte.
Faktisk har mennesker utviklet seg for å opprettholde vår sosiale samhandling. Fra hulene overlevde en isolert mann ikke.
Derfor har vi gått fra malerier, til tale, til skriftlig språk, til e-post, til telegraf, til telefon og mange år senere, nå med Internett. til e-post.
I hvilke deler er en e-post delt?
Mottakerens / avsenderens adresse
Det er det primære elementet i en e-post. Dette er posten til personen som vil motta meldingen, uten mottaker vil posten ikke komme overalt.
Når meldingen kommer, vil mottakeradressemottakeren være mottaker av avsenderens adresse, siden e-postadressen til personen som sender meldingen vil bli vist..
virksomhet
For å hindre at e-post blir filtrert som spam, må du sette et emne. Dette er tittelen på e-posten, og det er det første som mottakeren vil se før du åpner posten.
Derfor bør du ha kort og viktig informasjon om en preamble om hva den mottatte posten handler om.
CC eller CCO
Det er kopien som sendes til andre mottakere. Her er de andre e-postadressene som kopien av den sendte e-posten sendes til.
Alternativet CC - med kopi - viser alle adressene til alle mottakerne, men alternativet CCO - med skjult kopi - vil sende kopien med mer privatliv.
Ved å bruke BCC er adressene til hver mottaker gjemt. Det vil si mottakerne vil ikke se til hvem e-posten ble sendt.
kroppen
Det er essensen av e-post. Her er alt som kommuniseres uttrykt, kroppen er selve budskapet.
Det har ingen ordgrenser, og du kan utvide alt du vil, men det anbefales at det ikke inneholder så mye informasjon, og hvis den inneholder den, er det bedre å legge ved alt i en fil.
Vedlagte filer
De er filene som legges til meldingen som skal lastes ned av mottakeren. Disse kan være mange og forskjellige typer.
I en e-post kan du legge ved bilder, videoer, dokumenter, mapper, presentasjoner, regneark etc. Alle disse filene må lagres på utstederens datamaskin.
firma
Dette er i bunnen av posten. Det er en forhåndsprogrammert og automatisk signatur fra det øyeblikket for alle meldinger.
Hvis det er en personlig e-postadresse, kan du legge til tilpassede signaturer med setninger og uttrykksikoner.
Men hvis det er en arbeids-e-postadresse, bør firmaet bære informasjon om personen som sender meldingen.
Det anbefales at du bruker formatet som skal brukes i et visittkort. Sett navn, kontakt telefonnummer, firmaet du jobber for og din stilling, etc..
Hvordan organiseres en e-post??
En e-post må ha en god formulering som forstås av mottakeren. Det er visse aspekter som bør tas vare på når du skriver en e-post og ting du må ta hensyn til før du sender den.
hilsen
Det må være den første delen av meldingen, og det er viktig hvis det er en formell epost. Det fastslår hvem meldingen er adressert til, og hva begynner å bli uttrykt på en hjertelig måte.
Måten som en hilsen er skrevet på, avhenger av hvem mottakeren er og hvem avsenderen er. Hvis det er en arbeids-e-post, bør tonen i hilsen være mer formell, men hvis det er en personlig e-post, kan avsenderen ta visse friheter med denne.
Innholdet i meldingen
Dette er den viktigste delen av posten. Her kommuniseres alt som du vil oppnå med denne meldingen.
En arbeids-e-post skal karakteriseres ved å være kort og kortfattet. Kom raskt fram, men husk alltid å opprettholde en hjertelig tone uten å være ekstremt vennlig da innholdet er overbelastet og den sanne hensikten er tapt..
Du må ha tilstrekkelig bruk av tegnsettingstegn. Årsaken til dette er fordi du ikke kan miste meningen med meldingen eller feilfortolke den, det skriftlige språket er ikke så lett å dechiffrere som det muntlige.
Å vite hva noen refererer til, er lettere hvis du hører tonen i stemmen som brukes, og hvordan den uttrykkes. dette kan ikke bli lagt merke til skriftlig.
Derfor bør meldingen forsøke å imitere den muntlige samtalen og uttrykkelig reflektere hvor du vil gå ved å bruke grammatiske tegn og god stavemåte.
Denne meldingen skal etablere mål, fordel og krav uten å vandre for mye.
farvel
Dette segmentet er avsluttet av meldingen. For å oppfylle formålet med å kommunisere alt du vil, er en god avslutning avgjørende.
Lukkingen må skje etter å ha opprettet alle punktene i meldingen. Det er ikke et ideelt farvel for alle e-postmeldinger, fordi alt avhenger av innholdet i meldingen.
Det anbefales at avskjedene har avsenderens navn, selv om dette kan variere avhengig av situasjonen. Hvis det er en konstant postutveksling, skal navnet bli utelatt etter den første e-posten.
En god og forståelig e-post er ikke bare basert på innholdet i meldingen, mesteparten av tiden er det skriving og måte å uttrykke det innholdet som er viktig for å oppfylle målet med nevnte e-post.
referanser
- Peter, I. Historien om e-post. Utdrag fra nethistory.info.
- South Columbus High. Grunnleggende deler av en e-post. Utdrag fra southcolumbushigh.com.
- Leigh, J. Deler av elektronisk post. Utdrag fra techwalla.com.
- Zimbra Email. Deler av en e-postmelding. Ekstraheret fra zimbra.com.
- Su, T. 15 Tips for å skrive effektiv e-post. Utdrag fra thinksimplenow.com.Mind Tools Editorial Team. Skrive effektive e-poster: Få folk til å lese og handle på meldingene dine. Utdrag fra mindtools.com.Foresman, S. Deler av en e-postmelding. Utdrag fra teachervision.com.
- Anatomi av en e-postmelding. Utdrag fra syntaksen.no.