Hvordan er organisasjonskartet til et hotell? (og dens funksjoner)

den organisasjonskart over et hotell representerer jobbene som et hotell trenger å utføre sine arbeidsprosesser, oppdrag, visjon og verdier.

Hvert hotell, enten små, mellomstore eller store, trenger en organisasjonsstruktur for å utføre sin daglige drift. Det brukes til å dele oppgaver, spesifisere arbeid for hver avdeling og delegere myndighet innen og mellom avdelinger.

Organisasjonskartet over er karakteristisk for et 5-stjerners hotell, selv om et 4-stjerners hotell kan ha samme antall leiligheter eller mer. Antall stjerner kan stige ned eller stige selvstendig til antall avdelinger.

For eksempel kan hotellet "NY King" holde alle leilighetene og stige fra 4 til 5 stjerner. Eller omvendt; gå ned fra 5 til 4 stjerner og hold alle avdelinger.

Antallet av leiligheter vil variere avhengig av tjenestene som tilbys av hotellet. Kanskje et luksushotell -5stars- har turisttjenester for klienter, treningsstudio, svømmebasseng, tennisbaner, SPA, diskotek ... Et annet hotell av mindre størrelse vil ikke ha disse tilleggstjenestene, og vil derfor ikke trenge så mange ansatte, noe som reduserer antall avdelinger.

De vanligste topplasseringene i et hotell er: regissøren, markedsdirektør, regnskapsfører, direktør for personell, teknisk direktør, innkjøpssjef, romansvarlig og restaurantleder.

Fra disse stillingene genereres andre som er dårligere, men ikke mindre viktige for å oppfylle hovedfunksjonen til hotellet; vert gjester gir høyest mulig kvalitet, avhengig av antall stjerner i hvert hotell.

Hvem er ansvarlig for organisasjonen av et hotell??

Normalt er lederen av organisasjonsdiagrammet i et selskap direktør for Human Resources.

I tillegg til organisasjonskartet må du ha gode definerte stillinger i "stillingsbeskrivelsen" slik at funksjonene til hver ansatt er godt definert. Dette vil være avgjørende for å ansette nye ansatte og for hver ansatt å vite hva de skal gjøre.

På den annen side er det hoteller som har outsourcet menneskelige ressurser, spesielt mindre hoteller som ikke er en del av hotellkjeder.

Vanlige jobber på et hotell og dets funksjoner

1- Generell leder / hotellleder 

Det er det største ansvaret:

• Det er ansvarlig for administrasjonen, kontrollen og utviklingen av hotellet som bekrefter at alle andre avdelingsområder fungerer på best mulig måte.
• Definerer selskapets retningslinjer og målene som må oppfylles.
• Bekreft at hver avdeling oppfyller de fastsatte målene, og gir god service.
• Forvalter human resource management, markedsføring, sikkerhet, kvalitet og koordinering alle aspekter som er nødvendige for at hotellet skal fungere tilfredsstillende.

2- Salgssjef

I tillegg til å komplementere de andre hovedavdelingene, er hovedfunksjonen å engasjere seg i salg og annonsering:

• Finn kunder.
• Present til selskapet.
• Tilbyr tjenestene.
• Nære kontakter med kunder.
• Utvikle annonseringsstrategier.
• Fremme hotelltjenester.
• Søk etter potensielle kunder.
• Rapporter resultatene fra salget til regnskaps- og finansdepartementet.

Salgsassistent

Hovedformålet med denne stillingen er å støtte arbeidet til din overordnede, leder og / eller salgssjef for å kontrollere, klassifisere og bestille salg, i tillegg til å samle fakturaer for å gjennomføre en prosess i administrativ rekkefølge.

Romavdelingen er den som har ansvaret for å ta opp reservasjonsforespørsler og kundeservice for dette formålet, samt å kontrollere kontrollene og betalingene av det samme..

Du bør også overvåke at rommene er rene, jobber i tett samordning med resepsjonister og husassistenter.

De har oppgaven med å bestemme tilgjengeligheten av rom og ta og bekrefte reservasjoner.

Tilsynsføreren eller lederen av reservasjoner har ansvaret for å lede avdelingens gode ytelse, og reservasjonsagentene utfører funksjonene ved å delta på reservasjoner gjennom alle de forskjellige måtene som kommer (kommunikasjonsmiddel, gruppebestilling, online, turer, operatører, etc.), administrere pengene fra de tilsvarende innskuddene og garantere reservasjoner som er gjort.

Salgsadministrator

Det er en av de viktigste jobbene fordi den har ansvar for en portefølje av selgere som de må indikere hva de skal gjøre.

Han er ansvarlig for hva hver av sine ansatte gjør, han må vite bevegelsen av alle regnskapene, og hvis det er noe problem med dem, må han ta ansvar for dette.

Du må gi en detaljert indeks for kontoutskrifter, ta initiativ til å få viktige kontoer for din bedrift.

Suksessen eller fiaskoen i selskapet avhenger av dem, det er en svært komplisert posisjon som krever et ekstremt nivå av engasjement og ansvar.

3- Administrasjon av tjenester

Det er ansvarlig for tilsynet med tjenesteavdelingen:

• Kontrollkostnader.
• Få en lojal kundekreds.
• Fremme gode relasjoner mellom ansatte.
• Løs tvil og bekymringer for tjenester av alle kunder.
• Oppfylle salgsmål.
• Sett et eksempel ved å implementere etiske standarder.
• Sørg for at et høyt kvalitetsnivå tilbys, og at virksomheten er lønnsom.

Administrasjon og økonomi

Det er en viktig posisjon fordi du har kontroll over administrative forhold, du må være enig med generaldirektøren om hvordan saker vil bli distribuert og informere deg om de forskjellige stadiene og hendelsene knyttet til dem.

Du må styre de økonomiske ressursene, budsjettene, utgiftene, utgiftene og investeringene i forbindelse med selskapets direktører og enheter.

Overvåker styringen av økonomiske ressurser, koordinerer trusts regulert av staten, overvåker prosesser knyttet til personaladministrasjon.

Registrert og opprettholder levering og oppkjøp av materielle ressurser, patrimonial og generelle tjenester i selskapet.

Forretningsstrategier

Som navnet sier, er det ansvarlig for å skape strategier og planer om å bli med på nye markeder og styrke styrken i selskapet, samt å forbedre opplevelsen og kunnskapen til hvert medlem av foreningen eller organisasjonen..

Hovedfunksjonen er fokusert på det direkte ansvaret for selskapets salgsaktiviteter, markedsføringsledelse, markedsføring og distribusjon, planlegging av salg, organisering av de ulike distribusjoner.

Tilordne mål å møte med hensyn til salg i henhold til produkter og områder, skape strategiske planer for å forbedre suksessen til selskapet, studere kunder og steder som kan være mer hensiktsmessige å fremme.

Det fremmer et miljø av samarbeid, og fremmer salgsansvaret for de ansatte som har ansvaret.

Analyser mulige årsaker til kundens problemer og klager.

Utformingspolitikk for å bestemme priser og salgsbetingelser.

Lag planer om å øke opplæringsutviklingen hos folket i avdelingen din.

Det er ansvarlig for å motta, filtrere og distribuere de ulike prosedyrene og forbedringene når det gjelder kvaliteten på tjenesten.

Comptroller og regnskap

Avdeling ansvarlig for å analysere og kontrollere finansiell og regnskapsmessig drift.

Det er også engasjert i utarbeidelse av årlige budsjetter, inntektsprognoser, regnskap, opprettelse av rapporter om finansiell situasjon, revisjon av kontrollørens kontor mv..

kjøpesenter

Det er en svært viktig posisjon for riktig utvikling av arbeidet i selskapet fordi de har ansvaret for forsyningskjeden og kjøper alle nødvendige varer slik at etableringen fungerer effektivt.

Det kan være kjøp for bruk av selskapet som for videresalg og / eller råmateriale for produksjon av egne produkter.

Denne stillingen inkluderer også kjøp av tjenester relatert til transport eller markedsføring.

De har ansvaret for bruk av informasjon og datasystemer for ledelsen av organisasjonen.

De planlegger og leder alle aktiviteter knyttet til datavitenskap og teknologi i selskapet de jobber for.

Bestem forretningsmålene for utforming av planer for å oppnå målene som tidligere ble opparbeidet.

4- Assistant Manager

Har ansvaret for å oppfylle alle oppgavene til sjefen når sistnevnte er fraværende.

Generelt tar han ikke viktige beslutninger uten først å konsultere lederen, men hvis han har en avgjørelse om rutinemessige og vanlige forhold som kan oppstå i den normale utviklingen av hotellet.

Må trent med all den informasjonen og kunnskapen som er nødvendig for å anta en så viktig stilling, kjenn alle funksjoner, ansatte, deres oppgaver, erstatninger, etc..

Videre er kunnskapen om de juridiske normene noe som ikke kan mangle for å unngå å komme inn i problemer med loven.

Du må løse raskt og ha en plan B for alt hvis ting ikke går i henhold til forventningene.

Kvartals divisjonsleder

Din jobb er å planlegge, overvåke og kontrollere at hver og en av operasjonspolitikkene knyttet til ditt område utføres:

• Planlegge og overvåke driften av grupper og konvensjoner.
• Analyser månedlig statistikk.
• Etablere standarder og normer for levering av tjenester i ditt område.
• Motta klager som gjelder ditt område.
• Koordinerer med vedlikeholdsjefen den rette ytelsen til arbeidet sitt.

Mottakssjef

Organiser og kontroll oppgaver av mottaksavdelingen:

• Forbered tidsplanen for personalet under din kostnad.
• Administrer klager.
• Kommuniser med andre avdelinger om nødvendig.
• De tar vare på kundeservice og løser eventuelle spørsmål eller bekymringer.
• Han er hovedansvarlig for kontakt med klienten.

Vaktmester

Denne avdelingen har det største antallet ansatte med ansvar for hele hotellet og er hovedsakelig ansvarlig for rengjøring av hele etablissementet: både fellesarealene på hotellet og korridorene, kontorer, rom, etc..

Denne stillingen er ekstremt viktig fordi renslighet er introduksjonsbrevet til et hotell, dette avhenger stort sett av suksess eller fiasko.

Skulle motta opplæring, bør ansatte være vennlige og formidle varme til gjestene.

Mat og drikke leder

Det er ansvarlig for å overvåke forberedelsen og dekorasjonen av hver av de retter og drikkevarer som er tilberedt i hotellets kjøkkenområde, etter de oppskrifter og standarder som tidligere ble etablert av hotellet..

Sikre riktig utvikling av funksjonene til andre ansatte, god håndtering av forsyninger, unngå materialavfall, lag menyen, overvåke området med desserter, brennevin, generell beholdning etc..

Må gjøre nødvendige oppkjøp og kontrollere vingårder.

Ha kontroll over alt ansvarlig personale.

Kaptein oppmerksomhet til publikum

Ansvarlig for lederen for riktig drift av tjenestene som tilbys av restauranten eller kafeteriaen.

• Motta klienten.
• Ledsager ham til bordet.
• Få forslag.
• Brann diner.
• Sjekk at alle gjør jobben sin.
• Sjekk rekvisita.
• Assist servitører om nødvendig.

Det er ansvarlig for å føre tilsyn med ansatte, lage menyer, overvåker rasjonell bruk av råvarer og andre varer, kontrollerer produksjonen og kvaliteten på rettene, bestemmer arbeidsplaner for andre arbeidstakere som har ansvaret.

General Services Manager

Er ansvarlig for å utvikle et årlig program for vedlikehold og forebygging av maskiner og utstyr.

Ta alle nødvendige tiltak for å opprettholde og forbedre de arkitektoniske forholdene til eiendommen.

Administrasjon av grunnleggende tjenester, støtte områdene som integrerer den, sikre sikkerheten til eiendommen og dets beboere, drive sikkerhets- og hygienekommisjonen.

Vedlikeholdsansvarlig

• Det må løse alle problemer som oppstår i rekordtid, slik at produksjonen ikke avbrytes.
• Du må organisere og koordinere vedlikeholdsordrer for alt personell i ditt ansvar.
• Koordinerer levering og mottak av nødvendige materialer for å utføre vedlikeholdsarbeid.
• Bekreft rekkefølgen og kvaliteten på arbeidet som er utført.
• Tillat fjerning av materialer lagret i lageret.
• Om nødvendig, gi opplæring om utstyr, materialer og verktøy som er tilstede i fasilitetene.

Sikkerhetshode

Det er ansvarlig for forebygging av yrkessykdommer.

• Analyser mulige situasjoner av risiko.
• Utførlige sikkerhetsplaner.
• Kontroller laget.
• Overvåker systemer.
• Sikrer sikkerheten til kunder og ansatte.
• Forbered rapporter om alt som har blitt gjort og hva som skjedde.
• Parkeringskontroll.

Leder av hagearbeid

Ansvarlig for alt knyttet til hagen og vedlikeholdet.

Administrativ leder

Funksjonen er å planlegge og styre administrasjonen av selskapet.

• Behandle relasjoner med leverandører.
• Personell disiplinær kontroll.
• Lag produksjonsstrategier mv..

Leder av menneskelige ressurser

Han er ansvarlig for alt relatert til kontroll av menneskelige ressurser og arbeider i direkte kontakt med General Management og andre ledere.

• Må opprettholde et gunstig arbeidsmiljø.
• Organiser HR-delsystemene.
• Formidling av konflikter mellom ansatte.
• Sikre velferd for ansattes / bedriftsrelasjoner.

Lagerstyring

Kontrollerer innganger og utganger av alle materialer, utstyr, produkter, verktøy og generelt all eiendom som eies av selskapet.

Det utfører også revisjoner og varelager for riktig og effektiv kontroll.

Regnskapsassistent

Deres oppgaver er relatert til regnskapsoppgaver, blant noen av de mange funksjonene vi finner:

• Lagerstyring.
• Betaling av tjenester.
• Skattedeklarasjoner.

Administrativ assistent

Hovedfunksjonene er:

• Behandle korrespondanse, motta dokumenter, svare på anrop, besøk, arkiver dokumenter, behandle filer, hold dagsordenen oppdatert, etc..

En annen ordning er: