De 7 funksjonene til en mest fremragende sekretær

Blant de viktigste Funksjoner av en sekretær De inkluderer å administrere agendaen, betjene offentligheten og administrere konfidensiell informasjon. Er personen som er ansvarlig for å utføre administrativ assistanse oppgaver på et kontor.

Denne stillingen kan utøves av en mann eller en kvinne, selv om det vanligste er at det er en kvinne som utøver den.

Vanligvis ansvarlig for konfidensielle saker av personer med visse hierarki i selskapet, som styremedlemmer, ledere, presidenter, blant andre. Det kommer til å snu dem til høyre for den utøvende for hvem de jobber.

Hvis bedriften er liten, er sekretærens største arbeidsbelastning knyttet til grunnleggende kontoroppgaver.

Noen land i verden tilegner seg en spesiell dag i året for å takke og feire sitt arbeid. For eksempel, i Colombia, Peru og Mexico er sekretærens dag 26. april, mens det i Venezuela er 30. september.

De 7 hovedfunksjonene til en sekretær

Sekretærens jobb er å gi støtte og samarbeid til sjefen sin, slik at hun fullt ut kan overholde sin rolle i organisasjonen uten forsinkelser eller forstyrrelser.

Selv om selskapets art påvirker den type arbeid som kreves av en sekretær, kan det sies at hovedfunksjonene er:

1- Agenda management

Det er sekretærens ansvar å holde seg oppdatert på dagsordenen til personen hun arbeider for. Der bør du gjenspeile alt arbeidet ditt og til tider personlige forpliktelser.

Du må også holde oversikt over dataene til alle de folk og institusjoner som din arbeidsgiver må forholde seg til.

Dagboken til en sekretær tjener vanligvis som en operativ logg av den utøvende for hvem hun arbeider.

2- Oppmerksomhet til publikum

Oppmerksomheten til publikum er en av de mest grunnleggende oppgaver som sekretæren må utføre. Du må svare på anrop og registrere årsaken til dem, samt alle dataene som gjør at arbeidsgiveren kan følge opp på saken.

Det er også personen som mottar besøkende på kontoret. Derfor er det viktig at sekretæren opprettholder et bilde som er i samsvar med bedriftens image på arbeidsplassen.

Din rolle det er ikke bare å hilse på og gjøre ventetiden hyggelig for de besøkende, men også å gi de første instruksjonene og retningslinjene for organisasjonskulturen og interne prosesser i selskapet.

3- Dokumentbehandling

I tillegg til å være den som mottar og forvalter korrespondansen til sjefen din, skriver en sekretær, leser, reagerer og filer de fleste brevene, meldingene, notatene og e-postene fra arbeidsgiveren din.

For dette formål er det praktisk at du administrerer bestemte programmer av programvare som gjør at du kan klargjøre slike dokumenter raskere og raskere.

Specificiteten av disse kompetansene vil avhenge av hvilken type arbeid som kreves i det området de arbeider med..

Sekretæren administrerer kontaktdatabasen til sjefen sin og legger inn skriftlig korrespondanse, samt forsamlingsminutter og andre dokumenter av interesse på kontoret.

Det er sekretæren som normalt noterer seg saker som behandles på viktige møter.

4- Håndtering av sensitiv informasjon (intern og ekstern)

Blant funksjonene som skiller en god sekretær figur, håndterer og håndterer all informasjon som er ekstremt viktig for driften av firmaet eller institusjonen hvor du jobber.

For eksempel bør du ha kontroll over de juridiske dokumentene som kan kreves av offentlige instanser når som helst.

Du kan også få tilgang til informasjon om miljøet eller noen av aktørene knyttet til selskapet. Denne informasjonen må håndteres på en diskret, effektiv og rettidig måte.

5- Organisering av kontoret

Sekretæren må operere og holde driften av kontorets utstyr og møbler: telefoner, kopimaskiner, skrivere, projektorer, møbler, arkivskap, blant annet..

Det er som kontrollerer beholdningen av forsyninger og kontorutstyr. Det holder også fysiske og elektroniske filsystemer i orden, slik at informasjonen er lett tilgjengelig når det er nødvendig..

Sekretæren skal ha plass rent og organisert, siden vanligvis de første tingene de ser folk utenfor selskapet å gå inn sine anlegg.

6- Forberedelse av presentasjoner

Normalt må en leder presentere sine rapporter i form av presentasjoner som oppsummerer og hierarkiserer informasjonen. For denne oppgaven spør han vanligvis sin sekretær om hjelp.

Personen som er i sekretariatet, bør sørge for at informasjonen som vises der, gjenspeiler de dataene som sjefen ønsker å dele.

Du bør også være oppmerksom på at det er en presentasjon uten stavfeil, og det stemmer overens med den grafiske identiteten til selskapet.

7- Administrativ overvåking

Det er også et ansvar for en sekretær til å være oppmerksom på at retningslinjer og prosedyrer blir fulgt for å ta vare på verdiene i selskapet eller institusjonen der han serverer.

Ifølge det hierarkiske nivået til sjefen din, kan sekretæren validere nøyaktigheten av dataene som reflekterer detaljene i budsjettoperasjonene.

En sekretær må håndtere ledelseskontroll og riktig administrasjon av ressurser på kontoret.

Den virtuelle sekretæren

Med fremveksten av nettjobber oppstår figuren av sekretærer online eller virtuelle assistenter.

Disse sekretærene gjør de fleste oppgavene beskrevet ovenfor, men eksternt. I disse tilfellene belaster sekretærene sine tjenester pr. Time eller ved prosjekt.

referanser

1. Kulturpenger (2015). De 4 hovedfunksjonene til sekretæren. Hentet fra: comofuncionaque.com
2. Kokemuller, Neil (s / f). Liste over plikter til en sekretær. Hentet fra: work.chron.com
3. Pymex (2016). Funksjoner og ansvar for den administrative sekretær. Hentet fra: pymex.pe
4. Frivillig nå (s / f). Hva er sekretærens rolle? Hentet fra: diycomitteeguide.org
5. Windermere, Anna (s / f). Hva er funksjonene til en sekretær som assistent til en leder? Hentet fra: pyme.lavoztx.com