Generelle fondsfunksjoner, retningslinjer og ledelse

den generell boks Det er en hjelpebok der alle transaksjoner av kvitteringer og kontantbetalinger, inkludert innskudd og bankuttak, lagres. Det er hovedforretningen av informasjon knyttet til kontanter i et selskap.

Selskapene deler de generelle kontanter i to segmenter: Kontantutbetalingsjournalen, hvor alle kontantinnbetalinger registreres, for eksempel driftskostnader og leverandørgjeld, og kontantinnkrevingsjournalen hvor alle kontantinnskudd registreres. , for eksempel kontantsalg og kundefordringer.

Et selskap bruker den generelle kasserer til å holde oversikt over de ulike kvitteringer og kontantbetalinger som går gjennom et selskap.

Opplysningene i fondet registreres periodisk i hovedboken. Det er rutinemessig sammenlignet med bankens poster gjennom bankavstemming, for å sikre at informasjonen i boken er riktig.

Hvis det ikke er korrekt, foretas en tilpasningsoppføring for å sette fondet i samsvar med bankens opplysninger.

index

• 1 Funksjoner av den generelle kassereren
  • 1.1 Regnskapspost
• 2 retningslinjer
  • 2.1 Hold pengene mottatt, separate fra penger for betalinger
  • 2.2 Gi kvitteringer for mottatte penger
  • 2.3 Få kvitteringer for betalte penger
  • 2.4 Depositum i banken
  • 2.5 Prosedyre for å motta kontanter
  • 2.6 Minimere kontanttransaksjoner
• 3 Ledelse
  • 3.1 Informasjonsprosess
  • 3.2 Transaksjonsrekord
• 4 referanser

Funksjoner i det generelle fondet

Den økonomiske aktiviteten til enhver bedrift innebærer en regelmessig oppføring og utgang av kontanter og kontantekvivalenter. Den generelle fondet hjelper ledelsen til et selskap å bestemme hvor mye penger virksomheten har til enhver tid.

Med denne informasjonen kan selskapet vise sin kontantstrømsstatus til långivere og dermed sikre at den effektivt står overfor konkurransemessige utfordringer.

Kontantstrømmen er fokusert på pengene som selskapet bruker på investerings-, drift- og finansieringsaktiviteter.

I selskaper som håndterer et stort antall kontantdekning og kredittransaksjoner, erstatter den generelle kasserer en egen kontantkonto i selskapets hovedbok.

Bedrifter med færre kontantbetalinger og kvitteringer krever kanskje ikke generell kontanter og velger å bruke bare en kontantkonto.

Regnskapspost

Den generelle boksen brukes til å registrere kvitteringer og kontantbetalinger. Det fungerer som en hjelpebok.

Oppføringene knyttet til kvitteringen og betalingen registreres først i det generelle kasseapparatet og sendes deretter til de tilsvarende hovedbokregnskapene.

I tillegg er den generelle kontoen en erstatning for kontantkontoen i hovedboken. Hvis en generell boks er riktig vedlikeholdt, trenger du ikke å åpne en kontokonto i storboksen.

Det er mange grunner til at et selskap kan registrere transaksjoner ved hjelp av en generell kasserer i stedet for en kontantkonto.

- Daglige kontanter er lett tilgjengelige.

- Du kan enkelt oppdage feil ved bekreftelse.

- Billettene holdes oppdaterte, fordi balansen kontrolleres daglig.

politikk

I næringslivets sammenheng vedtas sikre pengepolitikker, spesielt de som er knyttet til den generelle kassererens sjekk, for å fremme nøyaktige rapporter og forhindre tyveri av eiendeler.

Hold penger mottatt separat fra penger for betalinger

Du bør aldri sette pengene i småpengene. Det vil føre til feil og forvirring i regnskapstallene.

Alle penger som kommer inn i selskapet må sendes raskt til banken og innføres i postene før det betales igjen. Ellers kan det være forvirrende når man forener kontantbalansen.

Gi kvitteringer for pengene mottatt

Riktig utstedelse av kvitteringer bidrar til å beskytte selskapet om at noen lommer penger i stedet for å deponere det. Kvitteringer må forhåndsnummereres med duplikat.

Få kvitteringer for pengene betalt

Noen ganger kan det ikke være mulig å få kvitteringer. For eksempel, når du kjøper varer i et marked.

I dette tilfellet må kostnaden for hver transaksjon bli notert umiddelbart for ikke å glemme beløpene. Deretter kan de overføres til en kvittering for en leder for å godkjenne dem.

Innskudd kontant i banken

Å ha penger på kontoret er fristende. Mange ganger begynner en svindel på denne måten.

Kontanter må deponeres raskt i banken. Høyst innen tre dager etter mottak.

Fremgangsmåte for å motta kontanter

For å beskytte folk som håndterer penger, bør det alltid være to personer tilstede når de åpner kontanter, konvolutter og andre kilder til penger. Begge personer må telle kontanter og også signere kvitteringen.

Minimere kontanttransaksjoner

Boksen bør kun brukes til å foreta betalinger når de andre metodene er umulige. Idealet er å konfigurere leverandørens kontoer til å betale fakturaene med sjekk eller bankoverføringer.

Fordelen med å betale med sjekker er at et sett med tilleggsposter er produsert i form av en kontoutskrift. I tillegg garanterer det at kun autoriserte personer foretar betalinger, noe som reduserer muligheten for tyveri eller svindel.

administrasjon

Den generelle kontoen er vanligvis delt inn i en kontant kvitteringsjournal og en kontant utbetalingsjournal når det er mange transaksjoner.

I et lite selskap, med mindre transaksjonsvolum i forbindelse med kontanter, registreres alle kontanttransaksjoner i et enkelt generelt kasseapparat.

Informasjonsprosess

Kontanttransaksjoner går gjennom ulike faser før de slutter i en likviditetsrapport. Generelt sett registreres kontantstrømmer og utløp ved å debitere og kreditere kontantkontoen.

Eksempelvis debiteres kundenes gebyr til kontokontoen og krediteres kundens kundekonto. Informasjonen i den generelle boksen er oppgitt i kronologisk rekkefølge, for å lette søket etter transaksjoner.

Deretter går kontantstrømmen inn i forsøksbalansen, som hjelper regnskapsførerne å verifisere at summen av kreditter er lik de totale debetene.

Det tredje trinnet i finansiell rapporteringsprosess fører til å gi kontanter i selskapsbalansen.

Transaksjonsrekord

Den første oppføringen av den generelle kontoen er åpningsbalansen ved begynnelsen av en regnskapsperiode. Hver oppføring må inneholde en dato, et notat om utgiften eller kvitteringen og totalbeløpet for transaksjonen.

Generelle kontanttransaksjoner må også overføres til tilsvarende kontoer eller verdipapirer i hovedboken.

For eksempel er betalinger mottatt i kontanter for utførte tjenester oppført i delen "Eiendeler" i hovedboken.

Kontantutgifter for forsyninger og andre forretningsmessige materialer er oppført som utgifter.

Et selskap må forene generalfondet med de månedlige bankkontoopplysningene mottatt fra finansinstitusjonen, og ta hensyn til avvik i midlene.

referanser

1. Vil Kenton (2019). Cash Book Investopedia. Tatt fra: investopedia.com.
2. Regnskap for ledelse (2018). Hva er en kontantbok? Hentet fra: accountingformanagement.org.
3. Ashley Adams-Mott (2019). Hva er en Cashbook og en Ledger? Small Business - Chron.com. Tatt fra: smallbusiness.chron.com.
4. Steven Bragg (2018). Kontant bok. Regnskapsverktøy. Tatt fra: accountingtools.com.
5. Marquis Codjia (2017). Betydningen av en kontant bok i regnskap. Bizfluent. Hentet fra: bizfluent.com.
6. Humentum (2019). Topp tips for å kontrollere kontanter. Hentet fra: humentum.org.