Innkjøpsavdelingsfunksjoner, funksjoner og betydning

den shoppingavdeling Er delen av et selskap ansvarlig for alle aktiviteter for oppkjøp av råvarer, reservedeler, tjenester, etc., som kreves av organisasjonen. Gir en tjeneste som er ryggrad i mange industri-, detaljhandel og militære organisasjoner.

Det sikrer at forsyningene som trengs for å drive virksomheten, sorteres og vedlikeholdes i beholdningen. Denne avdelingen er i sentrum for vellykket supply chain management, og er ansvarlig for å minimere kostnadene for bestilte produkter, kontrollere lagernivå og etablere sterke relasjoner med leverandører.

En god innkjøpsavdeling vil kreve kvalitet fra leverandørene og vil følge ordrene fra begynnelsen til resepsjonen. Hjelp andre avdelinger til å identifisere behov, administrere rekvisjonsprosessen og oppnå konkurransedyktige priser. De fungerer vanligvis som kontrollører for å sikre at budsjettene overholdes.

index

• 1 Egenskaper
  • 1.1 Arbeid som pålitelige rådgivere til toppledelsen
  • 1.2 Fremme innovasjon av leverandører
  • 1.3 Gi kunnskap om viktige leverandørdata
  • 1.4 Administrere og utjevne risikoen for forsyningskjeden
  • 1.5 Fremme fleksibel bemanning og talentutvikling
• 2 funksjoner
  • 2.1 Innhenting av materialer
  • 2.2 Evaluere priser
  • 2.3 Forhåndsgodkjenning av leverandører
  • 2.4 Spor bestillinger
  • 2.5 Kontorarbeid
  • 2.6 Overholdelse av retningslinjene
• 3 Viktighet
  • 3.1 Få lavere kostnader
  • 3.2 Forhindre mangel på materiale
  • 3.3 Forbedre kvaliteten
  • 3.4 Administrere relasjoner
  • 3.5 Søk etter innovasjon
• 4 referanser

funksjoner

Arbeid som pålitelige rådgivere til toppledelsen

Innkjøpsavdelingen er involvert i bedriftsplanlegging og budsjett på høyt nivå. Dette gjør det mulig å designe omvendte ingeniørkostnader og utforske alternativer som er potensielt billigere og / eller av høyere kvalitet..

Kjør innovasjon fra leverandører

Mer enn bare krevende laveste pris, jobber innkjøpsavdelingen med leverandører for å redusere de underliggende kostnadene for sine produkter og tjenester.

De er nært involvert i "livssyklusen til innovasjon", fra første ide til produksjon og kontinuerlig forbedring.

Gi kunnskap om viktige leverandørdata

Bedrifter kan bruke denne informasjonen til å lage forutsigbar analyse, noe som gir dypere innsikt i markedene.

Behandle og utjevne risikoen for forsyningskjeden

Økonomiske kriser har lært verdien av å være årvåken om leverandørens stabilitet. Innkjøpsavdelingen har en mye skarpere visjon om dette området enn noen annen del av organisasjonen.

Fremme fleksibel bemanning og talentutvikling

Det er nødvendig å krysse funksjonelle og geografiske grenser for å finne de riktige kandidatene til innkjøpsavdelingen.

I noen tilfeller ligger svaret i outsourcing eller bruk av felles serviceorganisasjoner.

funksjoner

Innhenting av materialer

For et produksjonsfirma kan dette inkludere råvarer, men kan også inkludere verktøy, maskiner eller til og med nødvendige kontorrekvisita til salgsteamet og sekretærene.

I en detaljhandel må innkjøpsavdelingen sørge for at det alltid er nok produkter på hyllene eller i butikkene for å holde butikken velfylt.

Det er spesielt viktig å holde lageret på et rimelig nivå. Å investere store mengder penger i overkant i beholdningen kan føre til lagerproblemer og mangel på kapital for andre typer utgifter, for eksempel forskning og utvikling, eller reklame.

Vurder priser

En innkjøpsavdeling er ansvarlig for å kontinuerlig vurdere om du mottar materialet til best mulig pris, for å maksimere lønnsomheten.

Du må sammenligne prisene, for å finne de beste leverandørene med de mest fornuftige prisene for ordre av den spesifikke størrelsen på selskapet.

Innkjøpsavdelingen kan kommunisere med alternative leverandører, forhandle bedre priser for høyere volumordrer eller finne ut muligheten for å skaffe produkter med lavere pris fra andre varierte kilder.

Forhåndsgodkjenning av leverandører

Innkjøpsavdelingen vurderer leverandørene når det gjelder pris, kvalitet, kundeansvar og tid for å fullføre bestillingene, og produsere en liste over godkjente leverandører.

Spor bestillinger

Ordrer dokumenteres med bestillingsskjemaene. Disse spesifiserer viktig informasjon om de bestilte materialene, samt ønsket mengde.

Disse skjemaene brukes til å sikre at bestilte produkter mottas og å spore tiden det tar for ordrer å fullføre.

Kontorarbeid

Innkjøpsavdelingen håndterer all dokumentasjon knyttet til kjøp og levering av materialer.

Dette betyr at vi jobber tett med regnskapsavdelingen for å sikre at det er nok penger til å kjøpe varene, at kontantstrømmene går jevnt og at alle betalinger gjøres til rett tid..

Overholdelse av retningslinjene

Før du kjøper inn, må innkjøpsavdelingen sørge for at den overholder de formaliteter som kreves for oppkjøpet og godkjenningen av budsjettet, og må sørge for at materialene kjøpes i henhold til organisasjonens generelle policy..

betydning

Få lavere kostnader

Innkjøpsavdelingen spiller en viktig rolle i å maksimere bedriftsresultatet. Sammenlign prisene og forhandle med leverandørene slik at selskapet får best mulig pris i de nødvendige produktene.

Det kan også gi besparelser ved å utnytte garantier og rabatter som vanligvis glemmes av ikke-spesialister.

Det bidrar til å spare, og gir bedre gjennomsiktighet på bekostning av selskapet. Dette vil tillate å forhandle bedre kontrakter og frigjøre kontantstrømmen.

Forhindre mangel på materialer

Innkjøpsavdelingen må identifisere hvilke produkter som er kritiske for selskapet og ta de nødvendige tiltak for å beskytte forsyningskjeden.

For å sikre at utilstrekkelige materialer ikke påvirker produktiviteten, bruker innkjøpsavdelingen teknikker som flere forsyninger.

Å ha flere kilder betyr at du bruker flere leverandører som tilbyr de samme produktene. Hvis det er et problem med en leverandør, kan ordre økes til en annen for å kompensere for feilen.

Forbedre kvaliteten

Innkjøpsavdelingen bidrar til å forbedre kvaliteten ved å sette resultatmål. Deretter sporer den faktiske ytelse med hensyn til disse målene.

Det er kritisk å måle kvalitetsegenskaper ved hjelp av indikatorer for attributter, for eksempel holdbarhet, utseende på produktet eller leveringstidspunktet.

Vi samarbeider tett med leverandører for å utvikle prosesser og hjelpe dem med å forbedre kvaliteten.

Behandle relasjoner

Utfordringen ved innkjøpsavdelingen er å gjøre leverandøren interessert i å jobbe med selskapet. Få leverandøren til å investere i et langsiktig forhold.

Avdelingen må også håndtere relasjonene i selskapet. Du må jobbe med interne interessenter, for eksempel markedsføring, økonomi, logistikk og distribusjon for å sikre at alle er justert.

Søk etter innovasjon

Fordi innkjøpsavdelingen alltid er i kontakt med en rekke eksterne virksomheter, er det i en ideell posisjon å skaffe innovative produkter som kan gi konkurransefortrinn til virksomheten når det gjelder pris, kvalitet eller bekvemmelighet..

referanser

1. Alexis Writing (2018). Hva er funksjonene til en innkjøpsavdeling i en organisasjon? Small Business - Chron. smallbusiness.chron.com.
2. Wikipedia, den frie encyklopedi (2018). Innkjøpsledelse. Hentet fra: en.wikipedia.org.
3. Kaylee Finn (2018). Roller av en innkjøpsavdeling i næringslivet. bizfluent.com.
4. BDC (2018). 6 måter innkjøpsavdelingen kan forbedre virksomheten din. Tatt fra: bdc.ca.
5. Robert Bowman (2014). De fem egenskapene til "World Class" Innkjøpsorganisasjoner. Forbes. Tatt fra: forbes.com.