De 10 karakteristikkene til et viktigst formell brev

Det formelle brev er en skriftlig kommunikasjon mellom to personer som kanskje kjenner hverandre eller ikke, men som i hvert fall har et fjernt og respektfullt forhold som tvinger dem til å opprettholde et formelt språk.

Den som skriver brevet kalles mottakeren eller utstederen; hvem mottar den er mottakeren eller mottakeren. Det formelle brev er vanligvis brukt til kommunikasjon mellom bedrifter, høytstående institusjoner og statlige enheter, blant andre..

Det er også vant til å delta i tildeling av internasjonale priser, offentlige avtaler eller anerkjennelser.

I de formelle bokstavene, bør samtalespråk, kjennskap, idiomer og tuteo stå helt til side. De universelt aksepterte høflighetsformlene må være til stede og må møte en forhåndsbestemt struktur.

Av denne formelle naturen må bokstaver av denne typen være håndskrevet eller trykt på papir og sendt i en forseglet konvolutt til mottakeren, selv om det er sant at strukturen i formell brev brukes i kommunikasjon sendt til via e-post. Men sistnevnte er ikke den vanligste eller tilrådelig.

De 10 hovedtrekkene til formelle brev

1- Formelt språk

Formelt språk krever riktig bruk av ordforråd og upåklagelig grammatikk og stavemåte. Behandlingen må være fjern og respektfull.

Avsenderens behandling av mottakeren må være din; aldri bør være tutear, uavhengig av mottakerens alder eller rekkevidde, eller hvis den er eller ikke er kjent av avsenderen.

Selv om språket bør være respektfullt, betyr dette ikke at vennlighet og høflighet bør settes til side..

2- Betong intensjon

Ingen formell skrivelse er skrevet uten en presis intensjon og et bestemt mål. Med denne typen brev er ment å formidle noe til mottakeren eller be om informasjon som avsenderen krever dette.

I alle fall er det søkt å imponere mottakeren positivt og predisponere det gunstig slik at kommunikasjonsflyten fortsetter til avsenderens mål er oppfylt. Informasjonen som oppgis skal være så klar og fullstendig som mulig.

3- Lengden

Det formelle brev er vanligvis kort og spesifikt, som peker direkte mot målet, etter de tilsvarende hilsen og høflighet.

Som det vanligvis er tilfelle i institusjonelle, forretningsmessige eller statlige eller mellom to personer som ikke har et nært forhold, er det ikke noe fornuftig å gå rundt i grenene, avlede eller forklare problemer som ikke er sentrale. På denne måten bør vanligvis formelle bokstaver ikke overstige 2 sider.

4-toppteksten

Det formelle brev må skrives på det offisielle brevpapiret til enheten eller personen som skriver den. Det gjøres vanligvis på brevhoder der bare navnet på institusjonen eller avsenderen kan vises, selv om det også kan inneholde adressen til det samme..

Etter dette skal datoen vises, forut av stedet (byen) hvor du skriver.

Det er smartere å skrive datoen uten forkortelser, det vil si måneden skrevet i bokstaver og året med fire figurer. Må være justert til høyre for arket.

5- Behandling og hilsen

Behandlingen må være formell og må inneholde mottakerens stilling, yrke eller rekkevidde. For eksempel: President, Doctor, Professor, General, etc., fulgt eller ikke etter etternavnet. Unngå hilsener med fornavn, kallenavn eller kallenavn.

Når mottakeren er et par, bør du behandle deg som Lord and Lady. De varamedlemmer og senatorer blir behandlet som "Ærlig" i noen land, i andre kan de være "illustrerende Lord".

Det samme skjer med andre statlige stillinger eller adeltitler, så det er viktig å kjenne protokollen til hvert land.

Hvis du ikke kjenner en bestemt mottaker, kan du bruke upersonlige formler som "Til hvem det kan dreie seg om" eller bare "Kjære herre" eller "Kjære frue".

For hilsen bør du legge til noen høflighetsregel som "Kjære", "Respekterte" osv. "Dear Sir" skjemaet brukes også som en formell hilsen.

6- Kroppen

Innholdet i brevet skal også begynne med noen høflighetsregel, for eksempel: "Gjennom dette ...", "Jeg skriver til deg ...", "Jeg gir deg respektfullt adresse i anledning av ...", "Server dette for ... "eller noen få mindre protokoller som" Først og fremst mottar en hjertelig hilsen ... ".

Brevet skal ha korte og godt strukturerte avsnitt. Meldingen må være presis, konkret og entydig.

Hvis det er en forespørsel, må det gjøres direkte; hvis det er et informativt brev, bør du gå rett til poenget. Husk alltid at mottakeren er en travel person som ikke vil kaste bort tid med unødvendige taler eller vanskelig å forstå.

7- Farvel

Farvelet bør avrunde den sentrale ideen til brevet, styrke målet og fremme handlingen som avsenderen forventer av mottakeren ("Jeg venter på ditt svar", "Jeg håper at informasjonen er nyttig", etc.).

Den vanligste lukkingen for formelle brev er "Vennlig hilsen" eller "Veldig nøye", og foretrekker disse skjemaene til flere samtalete som "En hjertelig hilsen", "Hilsen", "En klem", etc..

Etter dette må du plassere den trykte signaturen (for- og etternavn i blokker) og avsenderens signatur. T

Det må også inkludere stillingen eller rangen som avsenderen, dvs. "Dr.", "Ing.", "Prof." etterfulgt av for- og etternavn og i en egen linje, stiller stillingen: "Formann for evalueringsutvalget", "ambassadør av den argentinske republikk "," generalsekretær "osv..

8- Andre opplysninger

Ved foten av brevet og etter at signaturen kan være inkludert, om nødvendig, forklaring på vedleggene eller navnene til de som vil motta en kopi av brevet (angitt med forkortelsen "Cc").

Nedenfor og til slutt kan initialene til personen som dikterte brevet, det vil si av avsenderens ordre (i store bokstaver) og personene som transkriberte den (i små bokstaver), bli inkludert, som vist: ABC / def.

Å være et brev som tidligere var antatt, anbefales ikke bruk av postskript i det samme.

9- Konvolutten

Hvert formelt brev må sendes inn i en konvolutt, selv om avsenderen og mottakeren er inne i samme bygning (for eksempel en kommunikasjon mellom avdelinger i samme institusjon).

Konvolutten må være av en størrelse i henhold til hva den vil inneholde, slik at den ikke blir for stor. Brevet skal foldes så lite som mulig (2 til 4 ganger maksimum), siden et papir som er nesten intakt med for mange bretter, er mye mer elegant.

Mottakerens navn og data er alltid plassert på forsiden av konvolutten og midtpunktet av den. Navnet og avsenderdataene kan være på baksiden og klaffen av konvolutten eller på forsiden, oversiden og til venstre for det.

Øvre høyre kvadrant på forsiden av konvolutten er alltid reservert for frimerker eller frimerker.

Den må være stengt forsiktig, men fast for å garantere innholdets ugjennomtrengelighet. I noen tilfeller meget protokollere eller elegante, kan forsegles med en tetningsvoks.

10 - svaret

Hver formell brev må ha et svar. Det samme må være rask, kortfattet og holde den samme oversikten over det formelle brev mottatt.

Et formelt brev uten svar betraktes som en respektløs og ufrivillig handling av mottakeren som kan føre til at virkningen er helt motsatt til målet som i utgangspunktet forfølges.

referanser

1. Formelt brev Hentet fra es.wikipedia.org
2. 10 Egenskaper for et formelt og uformelt brev. Gjenopprettet fra características.co
3. Brevet og dets elementer. Gjenopprettet fra portaleducativo.net
4. Kjennetegn ved et formelt brev. Gjenopprettet fra clubensayos.com
5. Karakteristisk og funksjon av formelle bokstaver. Hentet fra estudiaraprender.com