Skriftlige kommunikasjonsegenskaper, typer, elementer, fordeler

den skriftlig kommunikasjon Det er noen form for interaksjon som benytter seg av den skriftlige koden. Selv om det er basert på det samme språklige oralsystemet, er dets egenskaper forskjellige. Således, i motsetning til andre, er den skriftlige formen helt konvensjonell. Dette må følge mønstre som er definert i henhold til regler fastsatt av språket.

På den annen side er skriftlig kommunikasjon den vanligste form for formell kommunikasjon mellom mennesker, og utfører sosiale funksjoner av ulike slag. Blant brukerne er det ofte brukt til å dokumentere ulike typer hendelser og å utføre mellommenneskelige interaksjoner.

I tillegg er en annen av de mest relevante funksjonene at den ikke krever tilstedeværelse av avsender og mottaker i samme rom og tid. Derfor mottas meldingen i utsatt form og samspillet mellom forfatteren (avsenderen) og leseren (mottakeren) er svært begrenset.

På den annen side er skriftlig kommunikasjon i hovedsak en kreativ aktivitet som krever en bevisst innsats. Denne innsatsen kommer fra stimuli produsert av sinnet.

I dette er det forskjellig fra den muntlige, hvor de samles eksternt av sensoriske reseptorer. De skrevne, derimot, kommer fra intern intellektuell aktivitet.

index

• 1 Egenskaper
  • 1.1 Utsatt mottak av meldingen
  • 1.2 Begrensede sykluser
  • 1.3 Litt plass for redundans
  • 1.4 Pre-planlegging
• 2 typer
  • 2.1 Notater
  • 2.2 Rapporter
  • 2.3 Brosjyrer
  • 2.4 E-post
  • 2.5 forslag
  • 2.6 bokstaver
  • 2.7 Telegrammer
  • 2.8 Fakser
• 3 elementer av skriftlig kommunikasjon
• 4 fordeler
  • 4.1 Permanentitet i tid
  • 4.2 Kontrollmekanisme
  • 4.3 Bevaring
  • 4.4 Høyere reflekterende nivå
  • 4.5 Mindre mulighet for forvrengning og tolkning
• 5 ulemper
  • 5.1 Kostnader
  • 5.2 Evne til å forstå effektivt
  • 5.3 Tilbakemelding
  • 5.4 Vanskeligheter som uttrykker følelsesmessighet  
  • 5.5 Forsinket eller usikker kvittering
  • 5.6 Manglende fleksibilitet
• 6 Referanser

funksjoner

Utsatt mottak av meldingen

En av egenskapene til skriftlig kommunikasjon er det som er relatert til tidsfaktoren. I en ansikts-til-kommunikasjonssituasjon mottas de kodede meldingene til avsenderen øyeblikkelig av mottakeren.

Men i en skriftlig kommunikasjon er det alltid en forsinkelse. Generelt er det ingen fast tidsgrense for denne forsinkelsen.

Begrensede sykluser

Kommunikasjonssyklusen består av fire grunnleggende kommunikative elementer: avsenderen, meldingen sammen med kommunikasjonskanalen, mottakeren og responsen eller reaksjonen. Siden mottakelsen av meldingen skjer i utsatt tid, er syklusen for skriftlig kommunikasjon mer begrenset.

På grunn av nye fremskritt i kommunikasjon og informasjon, tillater mange kanaler at det siste trinnet i syklusen (tilbakemelding eller svar) skal fylles ut nesten samtidig som i ansikt til ansiktskommunikasjon. Et eksempel på disse er chat-tjenester.

Liten plass for redundans

Den skriftlige posten begrenser muligheten for redundans. I muntlig kommunikasjon støtter bevegelser og paraverbalelementer - som intonasjon - verbalt språk.

Dette er ikke tilfelle i skriftlig formidling. Derfor er etterspørselen høyere, og tvinge utstederen til å bruke ord med større presisjon.

Faktisk har skriftlig kommunikasjon en høy sosial verdi. Denne evalueringen avtar med repetisjon av ord og bruk av de samme syntaktiske mønstrene. Her hersker originalitet og selv formell innovasjon.

Tidligere planlegging

Vanligvis er skriftlig kommunikasjon ikke en improvisert handling. Ved skriving, ofte, er en rekke forhold eller krav oppfylt. Blant dem, hvis effektiv kommunikasjon søktes, er det nødvendig å være klar over innholdet i meldingen som helhet og dets interne artikulasjon..

For dette må utstederen ha en tekst organisasjonsordning. Etter hvert som teksten utvikler seg, blir alle elementene i meldingen sammenkalt til relevante ideer med mening.  

typen

Når det gjelder typene skriftlig kommunikasjon, er det så mange som de mange og mangfoldige områdene av menneskelig handling. På denne måten forsvinner noen (telegrammer) og andre vises (e-post, for eksempel). Deretter vil bare noen av disse bli beskrevet.

notater

Et notat er et populært middel for intern skriftlig kommunikasjon blant medlemmer av en organisasjon. Det er et skjema en forkortet form av brev med minimal form for høflighet og umiddelbar tilgang til det spesifikke emnet i meldingen.

I denne typen kommunikasjon er det generelt forhåndsdefinerte formater. Hovedregelen å oppfylle inkluderer korrekt skriving og personlig og hierarkisk respekt. Måten å skrive skal være direkte og uten kjennskap til noe slag.

informasjon

Rapportene er en annen type skriftlig kommunikasjon. De kan brukes til kommersielle, pedagogiske, juridiske eller vitenskapelige formål.

Avhengig av arten og hensikten med rapporten, kan forhåndsdefinerte formater eksistere. Men generelt bør en rapport ha en kort introduksjon, hovedmål og resultater. 

I noen tilfeller er grafer og tabeller inkludert for å lette forståelsen av resultatene. På samme måte inneholder mange rapporter en liste med anbefalinger.

litteratur

Brosjyrer er publikasjoner der selskaper presenterer sine produkter og tjenester. De er også utgitt for å hjelpe salgsrepresentanter i deres besøk til klienter.  

Bedrifter produserer brosjyrer i mange former og størrelser. Noen brosjyrer er brevstørrelse, mens andre er brettet i halv eller i tre seksjoner.

På den annen side er de preget av å være veldig fargerik og med en overflod av bilder i deres hovedprodukter eller tjenester. Teksten er få og med mye tomt plass slik at heftet kan leses enkelt.

e-post

E-post er for tiden en svært vanlig form for kommunikasjon. De er vant til å sende dokumenter, organisere møter, bekrefte avtaler og kontakt jobber kandidater. I tillegg er de ansatt for å håndtere personlige forhold.

Til tross for deres relative informalitet, må e-postene følge visse konvensjonelle normer. For slike formål tilordner formatet mellomrom for avsender, mottaker, emne og et mellomrom hvor meldingen skal skrives.

Selv om de brukes til ikke-kommersielle formål, er det visse konvensjoner som må respekteres for å unngå negative reaksjoner. Blant dem kan vi nevne riktig skriving av navn og titler, riktig bruk av tegnsettingstegn og riktig konformasjon av setninger og avsnitt.

forslag

Forslagene er dokumenter som beskriver fremtidige prosjekter. Disse har vanligvis bare en eller to sider. De inkluderer de tilknyttede kostnadene for hver spesifikk oppgave av prosjektet.

Andre kostnader som ikke er direkte knyttet til prosjektet kan inkluderes som blant annet trykkeri-, post- og portokostnader.

bokstaver

Bokstavene er en av de eldste formene for skriftlig kommunikasjon. Emnet for bokstavene kan være personlig eller kommersiell. Før ankomst av elektroniske skjemaer var disse et svært populært kommunikasjonsmiddel. Som i e-postmeldinger ble nykjente former og kortfattede meldinger brukt kommersielt.

Personlige brev viste imidlertid mindre konvensjoner i deres skriving. Behandlinger med høflighet var minimal. Utviklingen av temaet var i bekvemmelighet mellom avsender og mottaker av meldingen. Antall sider var begrenset av kapasiteten til begge. Progressivt har disse blitt erstattet av elektroniske meldinger.    

telegrammer

Telegrammet er en kort og forenklet versjon av et brev. Her holdes formidlene til et minimum, og noen ganger utelates. Teksten i meldingen er skrevet utelatt det største antallet ord og holder minimumet nødvendig for å gi mening.

Også former for høflighet var generelt standard og kortformer (av Mr. Mr., Ms, ved Lady og lignende). Som i bokstavene har bruken av dem blitt redusert med fremskritt av elektroniske medier.

fakser

Dette var pionerens måte å overføre meldinger skrevet elektronisk på. Selv om både skriving og lesing ble gjort på et skriftlig papir, ble overføringen gjort elektronisk. Dens bruk har falt på grunn av den økende bruken av elektroniske medier.

Elementer av skriftlig kommunikasjon

Generelt anses det at de tre hovedelementene i skriftlig kommunikasjon er struktur (innholdsform), stil (skriving) og innhold (tema).

Når det gjelder strukturen, hjelper dette leserne å forstå emnet. Det er derfor det anbefales å være klar på formålet før du begynner å skrive.

I forhold til stil er dette relatert til utstederen i første omgang. Det er imidlertid også viktig å ta hensyn til mulige mottakere av det skriftlige materialet. Noen ganger er det nødvendig å bruke setninger eller korte avsnitt med et enkelt ordforråd. Noen ganger bør meldingen være litt lengre og utdypet.

Til slutt, om emnet, kan dette være et stort utvalg. Alle områder av menneskelig interaksjon kan være gjenstand for en skriftlig kommunikasjon. Dette inkluderer fra vitenskapelige fag til personlig, gjennom lover og prosedyrer.

nytte

Varighet i tid

Skriftlig kommunikasjon er et permanent informasjonsmiddel. Derfor er det nyttig når du behøver å registrere oppføringer. På samme måte er det svært viktig i riktig delegering av ansvar og i fastsettelse av normer og prosedyrer. På den annen side tillater det det gjentatte spørsmålet om meldinger.

Kontrollmekanisme

Takket være muligheten for varighet i tide, er skriftlig kommunikasjon ideell som et kontrollverktøy. Kontrollark eller resultater, lover, avtaler, er blant annet de dokumentene som er mest behandlet gjennom denne modusen for kommunikasjon.

bevaring

Den skriftlige kommunikasjonen har et høyt konserveringsnivå. Dette gjør det mulig å være trygg og varig. Teknologiske fremskritt har gjort andre muligheter for bevaring av informasjon mulig. Imidlertid er dokumentet som er skrevet i original frem til nå det endelige beviset på eksistensen og originaliteten.

Høyere reflekterende nivå

Folk som bruker dette mediet reflekterer effektivt før du skriver. Handlingen med å skrive en melding foregår alltid av en prosess for å tenke og definere hva du vil uttrykke. Selv selve skrivingen er en refleksjonsprosess. Derfor er denne kommunikative modusen ideell for overføring av nøyaktighet og presisjon.

Mindre mulighet for forvrengning og tolkning

I meldinger som sendes gjennom skriftlig kommunikasjon, er det mindre mulighet for forvrengning. I dette kommunikasjonssystemet er informasjonen permanent registrert og kan verifiseres når som helst. Dermed er det mindre mulighet for forvrengning eller endring av informasjon.

På den annen side er det mindre sjanse for feil fortolkning av meldinger. I tvilstilfeller kan meldingen leses så mange ganger som nødvendig til full forståelse er oppnådd.

På samme måte kan hastigheten på lesing eller omlesning justeres til forståelsesnivået for mottakeren av meldingen. På denne måten kan det garanteres at hvis både avsender og mottaker håndterer de samme koder, vil meldingen komme etter ønsket.

ulemper

kostnader

Skriftlig kommunikasjon er ikke økonomisk. Det er kostnader knyttet til materialet (blant annet papir og blekk) og arbeidet som brukes til å skrive og levere skriften. Disse kostnadene kan øke avhengig av fysisk avstand mellom avsender og mottaker.

Evne til å forstå effektivt

Bruken av skriftlig kommunikasjon fortjener gode ferdigheter og kompetanse i bruk av språk og ordforråd. Mangelen på skriveferdigheter og tekstenes dårlige kvalitet har en negativ innvirkning på meldingen og setter sin effektive forståelse i fare.

tilbakemeldinger

Tilbakemeldingen til meldingen i den skriftlige kommunikasjonen er ikke umiddelbar. I denne typen kommunikasjon er kodings- og dekodingsprosessen langsom.

Avhengig av koden som brukes, kan forståelsen ta lengre tid enn ønsket. I alle fall er tilbakemeldingen til fordel for mottakeren av meldingen, ikke utstederen.

Vanskelighetsgrad som uttrykker følelsesmessighet  

Å være et reflekterende medium, er det vanskeligere å uttrykke følelsesmessighet i skriftlig kommunikasjon. Faktisk, poeter og kunstnere som bruker dette mediet til å uttrykke skjønnhet og følelser, bruker teknikker som er vanskelige å bruke. Noen ganger er de vellykkede, men i andre oppfyller de ikke målet om å overføre kunstnerens følelsesmessighet.

Denne typen kommunikasjon kalles kald, upersonlig og kontrasterer med andre former for kommunikasjon som kan inkludere verbale og gesturalfunksjoner. Av denne grunn blir det brukt hyppigere i overføring av informasjon der nøyaktigheten av fakta er viktig.

Forsinket eller usikker kvittering

Metoden for skriftlig kommunikasjon hindrer umiddelbar bekreftelse på mottak av meldingen. I enkelte tilfeller er det ikke mulig å avgjøre om meldingen har nådd mottakeren.

Manglende fleksibilitet

Mangelen på fleksibilitet er en annen av ulempene ved skriftlig kommunikasjon. Når en original melding er utstedt, er det ingen mulighet for en rask innholdskorreksjon.

Eventuelle endringer som trengs, må garanteres av mottakeren av meldingen. På samme måte påvirker hver korreksjon som er laget, selv delvis, hele meldingen.

referanser

1. Inc. (s / f). Skriftlig kommunikasjon Hentet fra inc.com.
2. Sehgal, M. K. (2008). Forretningskommunikasjon New Delhi: Excel Bøker India.
3. Cabrera, A. og Pelayo, N. (2001). Språk og kommunikasjon Caracas: Den nasjonale.
4. Bolaños, B. (1996). Skriftlig kommunikasjon. San José: EUNED.
5. Suttle, R. (2017, 26. september). Typer Skriftlig Business Communication. Hentet fra bizfluent.com.
6. Sckool. (2017, februar 07). De tre hovedelementene til skriftlig kommunikasjon. Hentet fra sckool.org.   
7. MSG. (s / f). Skriftlig kommunikasjon - Betydning, fordeler og ulemper. Hentet fra managementstudyguide.com.
8. Forretningskommunikasjonen. (s / f). Fordeler og ulemper ved skriftlig kommunikasjon. Hentet fra thebusinesscommunication.com.
9. Bedriftskommunikasjon. (s / f). Ulemper ved skriftlig kommunikasjon i næringslivet. Hentet fra bizcommunicationcoach.com.