De 12 viktigste dominerende kontorfunksjonene

den kontorfunksjoner som dominerer de er de administrative aktiviteter som personell i et selskap, en organisasjon eller en institusjon innser, og som er nødvendige for driften av det samme. Hvis de gjøres effektivt, vil resultatene bli mye bedre enn hvis de blir gjort dårlige.

Dette arbeidet har normalt en vanlig tidsplan fra mandag til fredag ​​som starter klokka 8 eller 9 og det varer opptil 4 eller 5 pm, selv om dette varierer i henhold til land eller regioner.

De fleste kontor jobber krever grunnleggende ferdigheter som muntlig flytende kommunikasjon, evne til å skrive, arkiv og noe erfaring med kontorutstyr som datamaskiner, kopimaskiner, etc..

Avhengig av nivået på stillingen eller ansvaret som antas, krever det at en person har teknisk, universitets- eller fjerde utdanning.

De 10 hovedfunksjonene på kontoret som dominerer

1- Planlegging

Dette er den første og viktigste oppgaven, siden den består i å definere hvordan organisasjonsmetoder og strukturer kan bidra til forretningsplanen.

Det er teknologiske verktøy som hjelper da disse metodene kan bli oversatt til oppgaver fordelt mellom teammedlemmene, men bare god planlegging kan sikre at alle ferdig med å legge målet virksomhet.

For generell planlegging er det nødvendig med en klar forretningssyn og et bestemt hierarkisk nivå i selskapet, men hvert lagmedlem må planlegge sitt arbeid slik at de kan oppfylle de fastsatte målene og tidsfrister..

2- Transkripsjon og / eller skriving av rapporter

En oppgave som daglig tar seg av hvem som arbeider på et kontor, er å skrive, i hvilken som helst støtte, rapporter som støtter eller detaljerer sine funksjoner, eller som tjener til å forklare blant de øvrige kollegaene detaljene (bakgrunn, fremgang, resultater, fordeler og ulemper, osv.), av et bestemt prosjekt.

Disse skriften tjener også som en oversikt over aktiviteten til organisasjonen som kontoret tilhører, for fremtidige revisjoner eller vurderinger.

3- Delta på møter

De er møter mellom medlemmer av et team der ideer om pågående prosjekter er utvekslet, diskutert nye forslag, presentasjoner, rapporter eller delte rapporter.

Normalt har de som mål å tilpasse alle de som er tilstede i retning av å oppnå et felles mål, tildele roller, oppgaver og tidsfrister til hver enkelt. De tjener også til å løse problemer som kan oppstå i oppgavens utførelse.

De har en tendens til å ha en frekvens, varighet og meget definert dynamikk. Også det som er diskutert i dem, registreres vanligvis i minutter eller minutter for arkivering.

4- Planlegg møter

Det handler om å koordinere agendaen for alle menneskene som skal være i et møte på en slik måte at de kan falle sammen på et bestemt sted og tidspunkt.

Det er en oppgave som kan være overveldende, så det kan være en god ide å stole på teknologi. Det finnes programmer, som ScheduleOnce, som tillater planlegging av møter automatisk, slik at gjestene kan se de tilgjengelige datoene og velge en tidsplan som passer dem..

5- Sjekk bedriftens e-postadresse

Det er en oppgave som kan ta litt tid. En Adobe-rapport publisert i 2016, som ble resultatet av en selvadministrert undersøkelse av mer enn tusen arbeidere, viser at vi bruker gjennomsnittlig 20,5 timer hver uke, sjekker vår arbeids-e-post.

Sortering, lesing og svar på e-post, er en svært vanlig form for kommunikasjon og tillater utveksling av filer og visninger relatert til ethvert prosjekt eller organisasjonsprosess.

Selv om selskaper stadig søker etter mer effektive former for e-postbehandling, finnes det også programmer som Gmail's Smart Labels..

En annen måte å effektivisere denne oppgaven er å inkorporere standard e-postmaler, eller tekster som kan sendes med minimal modifikasjoner til forskjellige mottakere og i ulike muligheter..

6- Økonomistyring

I denne oppgaven må det garanteres at pengene oppfyller sin livssyklus ved kjøp og salg av produkter og tjenester; at alle fakturaer sendes, registreres, betales og sendes. Selvfølgelig er det kontorer der de bare er dedikert til dette.

Denne aktiviteten inkluderer også å holde finansregnskapet og juridiske dokumenter oppdatert på en slik måte at det ikke er noen problemer med det rettslige rammeverket som gjelder organisasjonen i spørsmålet.

7- Logistikk

Denne funksjonen garanterer at alle varer knyttet til arbeidet i selskapet, blir transportert til og fra varehus og kunder. Det inkluderer også å knytte forbindelsen til leverandører for å skaffe råvarer til fremstilling av nye produkter.

Målet med denne funksjonen er å sikre at selskapet har alt som er nødvendig for å beholde produksjonen av det gode eller den tjenesten den markedsfører.

8- Oppfordre oppmerksomhet

På et kontor er det også nødvendig å svare på telefonen, da det er et middel for kommunikasjon med kunder, leverandører og mellom medarbeidere. 

Selv om det virker som en enkel oppgave, krever det en viss protokoll, da det kan være stemmen som noen utenfor firmaet knytter sammen med bildet av det. Derfor er det viktig å respektere regler for høflighet, opprettholde en institusjonell tone, moderat lydstyrken og vokabularet som brukes.

Et annet viktig faktum, som noen ganger overses når du utfører denne funksjonen, er å skrive ned så mye data som mulig av personen på den andre siden av telefonen; Dette vil mate databasen kontakte selskapet og tillater deg å gi riktig følge opp saken på spill i løpet av telefonsamtale.

9 - Organisering av arkiver

De fleste oppgavene som utføres på et kontor, genererer noe dokument: fakturaer, notater, minutter, minutter, salgsrapporter mv..

I digital eller på papir er det en mengde informasjon som krever at noen er ansvarlig for katalogisering, arkivering og sikring av det i henhold til det nivået av betydning for virksomheten..

Nøyaktig dette siste punktet, beskyttelse av informasjon, er et problem som har blitt hodepine for mange organisasjoner, slik at flere og flere verktøy, protokoller og prosedyrer oppstår som gir sikkerhet i arkivering og overføring av informasjon. sensitive data i en organisasjon.

I noen tilfeller brukes eksterne harddisker, mens i andre er det spesielle servere for disse tilfellene eller lagringsplattformene i "skyen" som Microsoft OneDrive, Google Drive eller Apple iCloud.

10- Distribusjon av selskapets post

En oppgave som, til tross for ikke krever en svært høy faglig opplæring, krever det god organisering, ansvar og følelse av at det haster, er fordelingen av korrespondanse innenfor kontor.

En skisse av en design, kredittkort sendt av banken, fakturaer fra en leverandør eller brev av svar fra en offentlig etat, er noen av de dokumenter som enhver ansatt kan vente og som kan avhenge av mange andre prosesser innen av selskapet.

11- Kundeservice

Denne funksjonen er å fysisk bistå kunder med spørsmål eller klager om produktene eller tjenestene som tilbys av selskapet.

12- Utskrift og kopiering av dokumenter

Den består av å skrive ut dokumentene som må lagres fysisk eller lage kopier av de som må holdes i duplikat eller leveres til arbeidstakere i selskapet.

referanser

1. Audra Bianca (s / f). Kontororganisasjon og planleggingstips. Hentet fra: smallbusiness.chron.com.
2. Biz Trend (2015). 7 kontoroppgaver som du kan og bør automatisere. Hentet fra: www.sba.gov.
3. Dewei Caitlin (2016). Hvor mange timer i livet har du vært på arbeids-e-post? Prøv vår deprimerende kalkulator. Hentet fra: washingtonpost.com.
4. Laurie Reeves. Liste over jobber som jobber på et kontor. Hentet fra: work.chron.com.
5. Hva gjør en kontorassistent. Hentet fra learn.org.
6. Hva gjør folk akkurat i kontorjobber. Hentet fra: reddit.com.