De 7 funksjonene til en hovedadministrativ assistent

den Funksjoner av en administrativ assistent de er oppgaver for assistanse og akkompagnement til de normale aktivitetene som et selskap utvikler. Derfor er de grunnleggende for en effektiv drift av det samme.

Disse aktivitetene er vanligvis variabel i henhold til forretningsområdet i selskapet der de jobber. For eksempel, i spesialiserte kontorer som advokatfirmaer, har deltakerne vanligvis spesiell trening for utførelsen av visse aktiviteter.

Det er imidlertid felles funksjoner for alle områder som vanligvis dreier seg om distribusjon og administrasjon av informasjon på kontoret. Dette inkluderer styring av dokumenter, arkiver og arrangement av arrangementer.

Men disse aktivitetene kan bli mye bredere. Noen ganger må administrative assistenter også håndtere behandling av regnskapsinformasjon og til og med garantere driften av selskapets teknologiske ressurser.

De 7 hovedfunksjonene til en administrativ assistent

1- Dokumentbehandling

En av hovedfunksjonene til en administrativ assistent er å hjelpe kontorets medlemmer med styring av dokumenter og filer.

Vanligvis er denne oppgaven relatert til lagring, organisering og administrasjon av filer.

Men ved enkelte anledninger må du kanskje også skrive, redigere og gjennomgå dokumenter.

I noen selskaper blir de selv bedt om å ta diktat av brev eller notater og registrere protokollen fra møtene som finner sted.

I noen tilfeller, for eksempel når det gjelder et advokatfirma, er det nødvendig med spesialopplæring for å oppfylle disse funksjonene: Administrativ assistent må forstå terminologi og juridiske prosedyrer.

På den annen side trenger administrative assistenter som jobber innen medisin, forskjellig kunnskap. De må ha nødvendig trening for å håndtere pasienter og lese medisinske rapporter.

2- Eventplanlegging

Planleggingen av kontorarrangementer er også vanligvis ansvarlig for administrative assistenter. Størrelsen på dette ansvaret kan variere i henhold til selskapets størrelse.

En begivenhet kan bare være et møte eller en forretningslunsj, men det kan også være en kongress eller et større forretningsselskap.

I begge tilfeller må assistenten håndtere alle kriteriene knyttet til arrangementet.

Dette inkluderer å kontakte leverandører, bestille, velge menyer og dekorasjon. Men det inkluderer også å kontakte, invitere og bekrefte deltakere, høyttalere og høyttalere dersom dette er nødvendig.

3-ansikt til ansikt oppmerksomhet til brukere og besøkende

Oppmerksomhet til brukere er vanligvis en av de vanligste oppgaver for administrative assistenter. Publikum som oppmerksomheten fokuseres på, avhenger alltid av størrelsen på selskapet og dets forretningsorientering.

For små bedrifter som direkte betjener publikum, er det mulig at administrativ assistent skal motta klientene.

Når dette skjer, er deres arbeid rettet mot å veilede og bistå dem under oppholdet på selskapets anlegg.

I større bedrifter må den administrative assistenten delta andre besøkende som partnere eller store leverandører.

I dette tilfellet vil deres oppdrag være å veilede dem i å oppfylle sin agenda og møter med ledelsen eller andre områder av selskapet.

4- Telefon og virtuell assistanse

Telefon og virtuell oppmerksomhet inngår i kategorien brukerassistanse. Ved telefonstøtte inngår orientering av klienter og partnere, samt organisering og administrasjon av dagsordener.

Når det gjelder virtuell oppmerksomhet, er oppgavene avhengig av kanalene som tilbys av selskapet for kundeservice eller informasjonsbehandling.

I noen tilfeller handler det om å administrere e-post, svare, videresending eller arkivering av meldinger etter behov.

I andre tilfeller, når de virtuelle kommunikasjonskanalene er mer varierte, kan andre oppgaver inkluderes, for eksempel oppmerksomhet til publikum gjennom chat-systemer eller til og med å svare på spørsmål gjennom selskapets sosiale nettverk..

I store selskaper er det vanlig at det er personell som er spesielt fokusert på disse kommunikasjonskanalene. Når bedrifter er små, blir denne oppgaven vanligvis overlatt til administrative assistenter.

5- Administrasjon av dagsordener

Forvaltningen av dagsorden er vanligvis en av de viktigste oppgavene til administrative assistenter.

Dette ansvaret inkluderer mottak av forespørsler om avtaler og møter via telefon, personlig eller online, og organisere dem på dagsordenen i henhold til de fastsatte kriteriene.

Det inkluderer også planlegging møter i og utenfor selskapet, arbeidslunsjer og forretningsreiser.

I disse sistnevnte tilfeller er det også assistentens ansvar å bestille fly, hotell, restauranter eller møterom etter behov..

6- Regnskap

Noen ganger er administrative assistenter ansvarlige for overvåking og registrering av utgifter som oppstår i selskapet. Disse oppgaver kan være enkle, for eksempel registrering av visse utgifter i et regneark.

I noen tilfeller blir assistenten bedt om å ha trening for utvikling av mer komplekse oppgaver. For eksempel kan ditt ansvar inneholde presentasjon av regnskapsrapporter til ledelsen.

Vanligvis avhenger dette av størrelsen på selskapet. Et stort selskap har vanligvis mer spesialiserte roller; i disse regnskapsinformasjonen administreres av en person ansatt for det formålet.

En av de grunnleggende ferdighetene til en administrativ assistent er imidlertid domenet til kontorregnskapsprogramvare, for eksempel Microsoft Excel.

7- Teknologisk styring

Ledelsen av teknologiske ressurser er også en del av funksjonene til administrative assistenter. I denne forstand er det ansvaret for å sikre at alle nødvendige verktøy for driften av selskapet fungerer bra.

Dette inkluderer sikkerhetskopiering av informasjonen i datautstyret og antivirusoppdateringen, blant annet oppgaver.

På den annen side omfatter det administrasjon av utstyr som projektorer og bærbare datamaskiner.

Det innebærer også gjennomgang og vedlikehold av utstyr som er nødvendig for den normale utviklingen av aktivitetene som er under deres ansvar.

Dette betyr ikke at administrativ assistent skal ha teknisk kunnskap. Arbeidet består spesielt av ansettelse av teknisk personell som utfører vedlikehold av utstyret med jevne mellomrom for å unngå tilbakeslag.

referanser

1. Bucky, J. (2017). Arbeidsoppgavene til Executive sekretærer og administrative assistenter. Hentet fra: thebalance.com
2. Karrierebygger (2016). Arbeider som administrativ assistent - Et utmerket valg for generalister. Hentet fra: careerbuilder.com
3. Pffefer, J. (2016). Hva gjør en medisinsk administrativ assistent? Hentet fra: rasmussen.edu
4. Study.com. (S.F.). Oppgaver av en administrativ assistent. Hentet fra: study.com